Windykacja terenowa to najbardziej mobilny obszar całego procesu zarządzania wierzytelnościami. Windykator wyjeżdża rano z listą adresów, przez cały dzień zbiera informacje o klientach, podpisuje ugody, protokołuje zastane warunki, dokumentuje kontakt lub jego brak - i wraca wieczorem z notatkami, które ktoś musi przepisać do systemu. Jeśli w ogóle wróci z kompletem danych.
Ten model pracy generuje opóźnienia, luki w dokumentacji i brak bieżącej kontroli managera nad statusem zleceń. Pivotal EDM 3.0 rozwiązuje ten problem przez w pełni mobilny moduł windykacji terenowej - windykator pracuje bezpośrednio w systemie z poziomu przeglądarki internetowej na smartfonie lub tablecie, a manager widzi postęp zleceń bez konieczności czekania na raport końcowy dnia.
Brak mobilnego systemu oznacza opóźniony przepływ informacji, ręczne raportowanie i mniej efektywną pracę windykatorów terenowych. Manager traci bieżącą kontrolę nad realizacją zleceń, a dokumentacja i ustalenia z klientem trafiają do systemu z dużym opóźnieniem.
Zlecenia na papierze lub w Excelu - windykator dostaje wydrukowaną listę adresów lub plik, który nie jest zsynchronizowany z systemem centralnym. Jeśli w trakcie dnia pojawi się nowe pilne zlecenie, nie ma jak go szybko przekazać bez telefonu.
Raportowanie z opóźnieniem - wynik każdej wizyty trafia do systemu dopiero wieczorem, gdy windykator wróci do biura i przepisze notatki. Manager nie wie w ciągu dnia, ile zleceń zostało zrealizowanych i jakie są wyniki.
Brak dokumentacji fotograficznej w czasie rzeczywistym - zdjęcia zamkniętego lokalu czy tabliczki z informacją o wyprowadzce to ważne dowody w postępowaniu windykacyjnym. Bez mobilnego systemu zdjęcia trafiają do sprawy z opóźnieniem i bez automatycznego powiązania ze zleceniem.
Ugody i dokumenty na papierze - podpisana przez klienta ugoda trafia do systemu po zeskanowaniu, często z kilkudniowym opóźnieniem. Przez ten czas manager może nie wiedzieć, że sprawa jest w trakcie ugody.
Brak wsparcia dla planowania trasy - windykator sam planuje kolejność wizyt bez wsparcia systemu. Traci czas na dojazdy, zamiast realizować maksymalną liczbę zleceń w ciągu dnia.
Praca w terenie krok po kroku
Od automatycznego utworzenia zlecenia po raport wyniku wizyty — cały proces pozostaje w jednym systemie i jest widoczny dla windykatora oraz managera.
System automatycznie generuje zlecenia terenowe według reguł zdefiniowanych przez managera: wieku zaległości, wartości ekspozycji, liczby nieodebranych kontaktów telefonicznych czy regionu. Przydział uwzględnia lokalizację windykatorów i ich bieżące obciążenie pracą.
Windykator otwiera zlecenie w przeglądarce na smartfonie lub tablecie. Ma dostęp do danych klienta, adresu wizyty, historii kontaktów, opisu zaległości i instrukcji procesowych — bez drukowanych list i kontaktowania się z biurem po dodatkowe informacje.
Po zakończeniu wizyty windykator wybiera wynik z listy skonfigurowanej dla konkretnej instytucji. Może uzupełnić opis oraz dołączyć zdjęcia zapisane na urządzeniu.
Dokument ugody może zostać wygenerowany w formacie PDF bezpośrednio w systemie. Po podpisaniu przez klienta windykator przesyła go do sprawy przez przeglądarkę, a informacja staje się od razu widoczna dla managera.
Adresy zleceń mogą być prezentowane na mapie, co ułatwia zaplanowanie kolejności wizyt i ograniczenie czasu przejazdów między kolejnymi lokalizacjami.
Manager widzi aktualny status każdego zlecenia: zrealizowane, będące w toku i oczekujące. Windykator może także wystawić zadanie do weryfikacji, gdy sytuacja w terenie wymaga decyzji przełożonego.
Jedna sprawa, jeden proces
Moduł terenowy nie jest osobnym narzędziem. Zlecenie powstaje w kontekście konkretnej sprawy, a wynik wizyty od razu aktualizuje jej status w systemie centralnym.
Ugoda może skierować sprawę do monitoringu, a brak kontaktu uruchomić eskalację do kolejnego etapu procesu windykacyjnego.
Zdjęcia z wizyty są archiwizowane w sprawie i pozostają dostępne między innymi dla prawnika prowadzącego ewentualne postępowanie sądowe.
Podpisana ugoda może automatycznie utworzyć harmonogram oczekiwanych wpłat, monitorowany następnie przez moduł spłat.
Widok managera
Manager ma w jednym miejscu aktualny obraz realizacji zleceń, skuteczności zespołu oraz kosztów pracy terenowej.
Lista zleceń każdego windykatora wraz z bieżącym statusem realizacji.
Liczba wykonanych zleceń, wskaźnik nawiązania kontaktu i liczba uzyskanych ugód w podziale na pracownika.
Pełny obraz kolejnych prób kontaktu pod wskazanym adresem oraz wyników każdej wizyty.
Czas pracy, przebieg tras oraz koszt windykacji w ujęciu pojedynczej sprawy i całego regionu.
Zastosowania branżowe
Ten sam moduł wspiera różne scenariusze pracy terenowej — od obsługi portfela własnego po zlecenia realizowane dla wielu wierzycieli.
Zlecenia terenowe generowane dla zaległości kredytowych przekraczających zdefiniowany próg wartości lub czasu. Moduł ułatwia również koordynację z działem prawnym przy sprawach kierowanych do postępowania sądowego, w tym w trybie EPU.
Zlecenia odbioru przedmiotu leasingu są obsługiwane przez moduł terenowy razem z protokołem przejęcia i dokumentacją fotograficzną stanu aktywa.
Obsługa zleceń terenowych dla portfeli wielu wierzycieli jednocześnie, z rozdzieleniem dokumentacji per wierzyciel i raportowaniem zbiorczym.
Poznaj pozostałe rozwiązania Pivotal wspierające zarządzanie wierzytelnościami na każdym etapie procesu.
Skontaktuj się z naszym ekspertem!
Lider rynku rozwiązań windykacyjnych
Pivotal Polska Sp. z o.o.
ul. Spokojna 5
01-044 Warszawa
NIP: 5251917075
KRS: 0000037289
REGON: 012731585
Kapitał zakładowy: 59 620,00 ZŁ
