Jak wybrać system windykacyjny - przewodnik dla banków, firm leasingowych i windykacyjnych

System windykacyjny to jedno z narzędzi o największym bezpośrednim wpływie na wyniki finansowe instytucji - błędny wybór przekłada się na niższy odzysk, wyższe koszty operacyjne i ryzyko regulacyjne.

Ten przewodnik opisuje, na co zwracać uwagę przy wyborze systemu windykacyjnego, jakie pytania zadawać dostawcom i czym różnią się dostępne na rynku rozwiązania.

Czego naprawdę potrzebujesz - zdefiniuj zakres przed rozmową z dostawcą

Przed pierwszym kontaktem z dostawcą odpowiedz na trzy pytania, które określą zakres wymagań:

Czym zarządzasz - należnościami własnymi czy nabytymi portfelami? Windykacja wewnętrzna (bank, firma leasingowa) i zarządzanie portfelami nabytymi (firma windykacyjna) wymagają innych funkcji systemowych. Firma windykacyjna potrzebuje rejestru wierzycieli, obsługi cesji i zbiorczego raportowania per wierzyciel - czego nie potrzebuje bank zarządzający własnymi należnościami.

Jakie ścieżki windykacyjne obsługujesz? Prewencja i monitoring, windykacja miękka, twarda, terenowa, sądowa, restrukturyzacja - nie każda instytucja obsługuje wszystkie. Zdefiniuj, które ścieżki muszą być obsługiwane przez system, a które możesz pozostawić poza nim.

Ile spraw obsługujesz miesięcznie i jak duży jest Twój zespół? System dla działu windykacji z 5 pracownikami i 2000 spraw ma inne wymagania niż platforma dla 50 windykatorów obsługujących 100 000 spraw. Skalowalność systemu musi odpowiadać Twoim planom wzrostu.

8 kryteriów wyboru systemu windykacyjnego

1. Pełna ścieżka procesowa - od prewencji do egzekucji

Prewencja i monitoring należności to jeden system, windykacja miękka - drugi, obsługa sądowa - trzecia aplikacja. Integracja między nimi jest kosztowna, zawodna i generuje luki w dokumentacji. Pytaj dostawcę:

• czy system obsługuje cały cykl: prewencja windykacja miękka twarda terenowa sądowa egzekucja restrukturyzacja?

• czy sprawa może płynnie przechodzić między ścieżkami bez przenoszenia danych?

• czy dokumentacja z windykacji miękkiej jest widoczna dla prawnika w postępowaniu sądowym?

2. Automatyzacja i reguły procesowe

Automatyzacja odgrywa kluczową rolę przede wszystkim w windykacji masowej prostych opóźnień - na wczesnym etapie, przy dużej liczbie spraw o niskim stopniu złożoności, ręczna obsługa jest zbyt kosztowna i mało wydajna. Nie oznacza to jednak, że automatyzacja zastępuje człowieka w każdym przypadku - są sytuacje, w których ręczna windykacja pozostaje jedyną skuteczną opcją. Dobrze zaprojektowany system automatyzuje to, co powtarzalne i masowe, pozostawiając pracownikom sprawy wymagające indywidualnego podejścia. Kluczowe pytania o automatyzację:

• czy system automatycznie uruchamia komunikację do klienta przy pierwszym opóźnieniu (SMS, e-mail)?

• czy reguły eskalacji (kiedy sprawa przechodzi do wyższego etapu) można konfigurować bez programowania?

• czy reguły można definiować osobno dla różnych typów produktów i segmentów klientów?

• czy system generuje automatycznie kolejki pracy dla windykatorów?

3. Moduł AI i modele predykcyjne

Nowoczesny system windykacyjny powinien wyposażać windykatora nie tylko w historię sprawy, ale w rekomendację działania opartą na danych. Pytaj o:

• czy system zawiera modele scoringowe oceniające prawdopodobieństwo dobrowolnej spłaty per sprawa?

• czy modele są autorskie dostawcy czy zewnętrzne (licencjonowane)?

• czy scoring jest obliczany codziennie dla całego portfela, czy tylko na żądanie?

• czy system generuje rekomendacje next best action (kiedy dzwonić, kiedy SMS, kiedy ugoda, kiedy sąd)?

4. Windykacja terenowa - moduł mobilny

Windykacja terenowa bez systemu mobilnego to praca na papierze i wieczorne przepisywanie raportów. Sprawdź:

• czy windykator terenowy ma dostęp do danych sprawy przez przeglądarkę na smartfonie?

• czy może rejestrować wynik wizyty bezpośrednio w terenie?

• czy system rejestruje geolokalizację wizyty jako potwierdzenie wykonania zlecenia?

• czy można zbierać elektroniczny podpis dłużnika na urządzeniu mobilnym?

5. Obsługa postępowań sądowych i integracja z EPU

Instytucje obsługujące dużą liczbę postępowań sądowych tracą ogromny czas na ręczne przekazywanie danych między systemem windykacyjnym a EPU. Pytaj:

• czy system integruje się bezpośrednio z EPU do elektronicznego składania pozwów?

• czy monitoring statusu postępowań jest automatyczny?

• czy koszty postępowań są powiązane z budżetem windykacyjnym sprawy?

6. Integracje z rejestrami zewnętrznymi

Skuteczna windykacja wymaga aktualnych danych o dłużniku. Sprawdź integracje z:

• BIK - monitoring sytuacji finansowej dłużnika

• KRS i CEiDG - weryfikacja statusu prawnego podmiotów biznesowych

• EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze) - elektroniczne składanie pozwów i monitoring postępowań

• systemami płatności - automatyczne potwierdzenia wpłat

• core banking lub systemem źródłowym należności

7. Raportowanie i compliance

Instytucje finansowe są zobowiązane do dokumentowania działań windykacyjnych na potrzeby audytów KNF. Pytaj:

• czy każde działanie windykacyjne jest rejestrowane z datą i identyfikatorem pracownika?

• czy archiwum jest nieedytowalne i dostępne dla audytorów?

• czy system obsługuje raportowanie portfela forbearance (restrukturyzacja)?

• czy raporty operacyjne i zarządcze są dostępne w czasie rzeczywistym bez eksportowania do Excel?

8. Model wdrożenia i utrzymania

System windykacyjny jest narzędziem operacyjnym - jego awaria generuje bezpośrednie straty. Pytaj:

• kto realizuje wdrożenie - własny zespół dostawcy czy podwykonawcy?

• jak wygląda wsparcie po wdrożeniu - czas reakcji na incydenty?

• jak są realizowane aktualizacje wymagane przez zmiany regulacyjne?

• czy możesz porozmawiać z instytucją, która system już używa?

Pivotal EDM 3.0 - system windykacyjny z modułem AI dla instytucji finansowych

Pivotal EDM 3.0 to jedyny polski system windykacyjny z autorskim modułem sztucznej inteligencji SDC - opracowanym we współpracy z Polsko-Japońską Akademią Technik Komputerowych. System obsługuje pełen cykl od prewencji przez windykację terenową i sądową po restrukturyzację - w jednym środowisku operacyjnym zintegrowanym z core banking, EPU, BIK i systemami płatności.

Dowiedz się więcej o Pivotal EDM 3.0

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Joanna Bydler - Ekspert ds. zarządzania wierzytelnościami i systemów EDM, tel. +48 22 814 77 12, info@pivotal.pl