Jak wybrać system windykacyjny - przewodnik dla banków, firm leasingowych i windykacyjnych

Rynek systemów windykacyjnych w Polsce jest niewielki i mało przejrzysty. Oferty dostawców brzmią podobnie, dema wyglądają podobnie, a różnice ujawniają się dopiero po kilku miesiącach wdrożenia. Tymczasem system windykacyjny to jedno z narzędzi o największym bezpośrednim wpływie na wyniki finansowe instytucji - błędny wybór przekłada się na niższy odzysk, wyższe koszty operacyjne i ryzyko regulacyjne.

Ten przewodnik opisuje, na co zwracać uwagę przy wyborze systemu do zarządzania należnościami i ich monitorowania, jakie pytania zadawać dostawcom i czym różnią się dostępne na rynku rozwiązania.

Czego naprawdę potrzebujesz - zdefiniuj zakres przed rozmową z dostawcą

Przed pierwszym kontaktem z dostawcą odpowiedz na trzy pytania, które określą zakres wymagań:

Czym zarządzasz - należnościami własnymi czy nabytymi portfelami? Windykacja wewnętrzna (bank, firma leasingowa) i zarządzanie portfelami nabytymi (firma windykacyjna) wymagają innych funkcji systemowych. Firma windykacyjna potrzebuje rejestru wierzycieli, obsługi cesji i zbiorczego raportowania per wierzyciel - czego nie potrzebuje bank zarządzający własnymi należnościami.

Jakie ścieżki windykacyjne obsługujesz? Prewencja i monitoring, windykacja miękka, windykacja twarda, terenowa, sądowa, restrukturyzacja - nie każda instytucja obsługuje wszystkie. Zdefiniuj, które ścieżki muszą być obsługiwane przez system, a które możesz pozostawić poza nim.

Ile spraw obsługujesz miesięcznie i jak duży jest Twój zespół? System dla działu windykacji z 5 pracownikami i 2000 spraw ma inne wymagania niż platforma dla 50 windykatorów obsługujących 100 000 spraw. Skalowalność systemu musi odpowiadać Twoim planom wzrostu.

8 kryteriów wyboru systemu windykacyjnego

1. Pełna ścieżka procesowa - od prewencji do egzekucji

Najdroższy błąd w wyborze systemu windykacyjnego to zakup narzędzia obsługującego tylko jeden etap procesu. Jeśli prewencja i monitoring należności działają w jednym systemie, windykacja miękka w drugim, a obsługa sądowa w trzecim - integracja między nimi jest kosztowna, zawodna i generuje luki w dokumentacji. Pytaj dostawcę:

• czy system obsługuje cały cykl: prewencja, windykacja miękka, windykacja twarda, terenowa, sądowa (EPU i postępowanie zwykłe), egzekucja, restrukturyzacja?

• czy sprawa może płynnie przechodzić między ścieżkami bez ręcznego przenoszenia historii kontaktów i korespondencji?

• czy historia kontaktów i korespondencja z windykacji miękkiej jest widoczna dla prawnika obsługującego postępowanie sądowe?

2. Automatyzacja i reguły procesowe

Ręczna windykacja jest droga i nieskuteczna. Kluczowe pytania o automatyzację:

• czy system automatycznie uruchamia komunikację do klienta przy pierwszym opóźnieniu (SMS, e-mail)?

• czy reguły eskalacji można konfigurować bez programowania?

• czy reguły można definiować osobno dla różnych typów produktów i segmentów klientów?

• czy system generuje automatycznie kolejki pracy dla windykatorów?

• czy system pozwala na tworzenie różnych szablonów komunikacji dostosowanych do specyfiki klienta - jego wieku, historii płatniczej, rodzaju zobowiązania?

3. Moduł AI i modele predykcyjne

Nowoczesny system windykacyjny powinien wyposażać windykatora nie tylko w historię sprawy, ale w rekomendację działania opartą na danych. Pytaj o:

• czy system zawiera modele scoringowe oceniające prawdopodobieństwo dobrowolnej spłaty per sprawa?

• czy modele są autorskie dostawcy czy zewnętrzne (licencjonowane)?

• czy scoring jest obliczany codziennie dla całego portfela, czy tylko na żądanie?

• czy system generuje rekomendacje next best action dla spraw objętych strategią windykacyjną?

4. Windykacja terenowa - moduł mobilny

Windykacja terenowa bez systemu mobilnego to praca na papierze i wieczorne przepisywanie raportów. Sprawdź:

• czy windykator terenowy ma dostęp do danych sprawy przez przeglądarkę na smartfonie?

• czy może rejestrować wynik wizyty bezpośrednio w terenie?

• czy system umożliwia dokumentowanie wizyt i ładowanie zdjęć do sprawy?

• czy dokumenty ugody można wygenerować z systemu i załadować po podpisaniu?

5. Obsługa postępowań sądowych i integracja z EPU

Instytucje obsługujące dużą liczbę postępowań sądowych tracą ogromny czas na ręczne przekazywanie danych między systemem windykacyjnym a EPU. Pytaj:

• czy system integruje się z EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze) do elektronicznego składania pozwów?

• czy monitoring statusu postępowań jest obsługiwany w systemie?

• czy koszty postępowań są rejestrowane w ewidencji kosztów sprawy windykacyjnej?

6. Integracje z rejestrami zewnętrznymi

Skuteczna windykacja wymaga aktualnych danych o kliencie. Sprawdź integracje z:

• BIK - monitoring sytuacji finansowej klienta

• KRS i CEiDG - weryfikacja statusu prawnego podmiotów biznesowych

• EPU - elektroniczne postępowania upominawcze

• IMSiG - monitoring postępowań upadłościowych

• systemami płatności - potwierdzenia wpłat

• core banking lub systemem źródłowym należności

7. Raportowanie i compliance

Instytucje finansowe są zobowiązane do dokumentowania działań windykacyjnych na potrzeby audytów KNF. Pytaj:

• czy każde działanie windykacyjne jest rejestrowane z datą i identyfikatorem pracownika?

• czy archiwum jest nieedytowalne i dostępne dla audytorów?

• czy system obsługuje raportowanie portfela forbearance?

• czy raporty operacyjne i zarządcze są dostępne w czasie rzeczywistym?

8. Model wdrożenia i utrzymania

System windykacyjny jest narzędziem operacyjnym - jego awaria generuje bezpośrednie straty. Pytaj:

• kto realizuje wdrożenie - własny zespół dostawcy czy podwykonawcy?

• jak wygląda wsparcie po wdrożeniu - czas reakcji na incydenty?

• jak są realizowane aktualizacje wymagane przez zmiany regulacyjne?

• czy możesz porozmawiać z instytucją, która system już używa?

Pivotal EDM 3.0 - system do zarządzania należnościami dla instytucji finansowych

Pivotal EDM 3.0 to platforma klasy Enterprise Debt Management z autorskim modułem sztucznej inteligencji SDC - opracowanym we współpracy z Polsko-Japońską Akademią Technik Komputerowych w ramach projektu B+R dofinansowanego z NCBR. System obsługuje pełen cykl od prewencji przez windykację terenową i postępowania sądowe po restrukturyzację - w jednym środowisku operacyjnym zintegrowanym z core banking, EPU, BIK i systemami płatności.

Dowiedz się więcej o Pivotal EDM 3.0

Skontaktuj się z ekspertem

Joanna Bydler - Ekspert ds. zarządzania wierzytelnościami i systemów EDM

tel. +48 22 814 77 12 info@pivotal.pl

Najczęściej zadawane pytania - Jak wybrać system windykacyjny

Czym różni się system klasy EDM od modułu windykacji w ERP?

System klasy EDM (Enterprise Debt Management) jest projektowany wyłącznie z myślą o zarządzaniu wierzytelnościami - obsługuje pełen cykl od prewencji przez windykację miękką, terenową i sądową po restrukturyzację, z dedykowanymi integracjami z BIK, EPU, core banking i systemami płatności. Moduł windykacji w ERP to zazwyczaj uproszczone narzędzie do monitorowania należności i wysyłki wezwań, zintegrowane z systemem finansowo-księgowym firmy. Dla instytucji finansowych zarządzających dużymi portfelami wierzytelności moduł ERP rzadko wystarcza - brakuje mu zaawansowanej automatyzacji procesowej, obsługi postępowań sądowych i funkcji windykacji terenowej.

Czy małe firmy windykacyjne potrzebują systemu klasy EDM?

To zależy od skali portfela i liczby wierzycieli, na rzecz których firma działa. Firma obsługująca portfele wielu wierzycieli jednocześnie potrzebuje rejestru wierzycieli, obsługi cesji i zbiorczego raportowania - funkcji których nie oferują proste systemy CRM. Jeśli portfel jest jednorodny i niewielki, prostszy system może wystarczyć. Przy wyborze warto kierować się nie tylko bieżącą skalą, ale też planami wzrostu - migracja między systemami jest kosztowna.

Jak długo trwa wdrożenie systemu windykacyjnego?

Czas wdrożenia zależy przede wszystkim od liczby wymaganych integracji z systemami zewnętrznymi - core banking, call center, EPU, systemami płatności - oraz od złożoności konfiguracji modułów procesowych. Im więcej integracji i im bardziej rozbudowane ścieżki procesowe, tym dłuższe wdrożenie. Przed podpisaniem umowy zapytaj dostawcę o harmonogram z podziałem na etapy i o to, kto realizuje integracje - własny zespół czy podwykonawcy.

Czy system windykacyjny integruje się z istniejącą infrastrukturą IT instytucji?

Tak - nowoczesne systemy klasy EDM są wdrażane jako warstwa procesowa zintegrowana z istniejącymi systemami, nie jako narzędzie zastępujące całą infrastrukturę. Kluczowe pytanie do dostawcy dotyczy sposobu realizacji integracji: czy posiada dedykowany moduł integracyjny, jakie protokoły obsługuje i czy integracje są realizowane własnymi zasobami. Zakres i sposób integracji powinien być szczegółowo omówiony na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Jak sprawdzić, czy dostawca ma doświadczenie w mojej branży?

Poproś o referencje od instytucji podobnych do Twojej - banku, firmy leasingowej lub windykacyjnej. Zapytaj, czy możesz porozmawiać bezpośrednio z przedstawicielem klienta, który system już używa. Sprawdź, czy dostawca rozumie specyfikę Twojej branży: bank ma inne potrzeby niż firma leasingowa, a firma windykacyjna zarządzająca portfelami nabytymi - inne niż bank zarządzający należnościami własnymi. Dostawca bez doświadczenia w Twojej branży może nie rozumieć tych różnic na etapie konfiguracji systemu.

Kiedy warto rozważyć zmianę dotychczasowego systemu windykacyjnego?

Zmiana systemu jest uzasadniona, gdy dotychczasowe narzędzie nie nadąża za rosnącą skalą portfela, gdy wymaga dużych nakładów ręcznej pracy przy rutynowych zadaniach, gdy brakuje integracji z kluczowymi rejestrami zewnętrznymi lub gdy system nie obsługuje pełnej ścieżki procesowej - zmuszając do pracy w kilku narzędziach jednocześnie. Sygnałem jest też brak aktualnych aktualizacji regulacyjnych: system windykacyjny musi nadążać za zmianami prawnymi, w tym wymogami KNF i EPU.