CRM dla deweloperów - jak wybrać system dla firmy deweloperskiej
Rynek oprogramowania dla deweloperów jest pełen systemów, które nazywają się CRM dla deweloperów, ale w praktyce są albo ogólnym CRM sprzedażowym z szablonami branżowymi, albo systemem do obsługi biura nieruchomości zaadaptowanym na potrzeby dewelopera. Ani jedno, ani drugie nie obsługuje tego, co naprawdę odróżnia firmę deweloperską od innych biznesów: inwestycji wieloetapowej, mobilnych odbiorów mieszkań, zmian lokatorskich, monitoringu płatności przez kilka lat, rozliczenia obmiarów, obsługi gwarancyjnej po przekazaniu kluczy.
Ten przewodnik opisuje, co powinien obsługiwać system CRM dla dewelopera i jak oceniać dostępne rozwiązania.
Czego potrzebuje firma deweloperska - a czego nie daje standardowy CRM
Firma deweloperska nie zarządza sprzedażą produktu z magazynu. Zarządza cyklem inwestycji trwającym od kilku do kilkunastu lat, w którym ten sam klient pojawia się w kilku różnych rolach: potencjalny nabywca, kupujący w trakcie budowy, właściciel oczekujący na klucze, lokator zgłaszający usterki gwarancyjne. Każdy z tych etapów wymaga innych narzędzi - i wszystkie muszą działać w jednym systemie.
Standardowy CRM obsługuje: bazę kontaktów, pipeline sprzedażowy, zadania i przypomnienia.
System CRM dla dewelopera musi obsługiwać dodatkowo: katalog lokali zsynchronizowany z portalami ogłoszeniowymi, rezerwacje z kontrolą rabatów i ścieżką akceptacji, generowanie umów deweloperskich, prospektów i aktów, mobilne odbiory mieszkań z podpisem biometrycznym, zmiany lokatorskie z aneksami, monitoring harmonogramów płatności przez kilka lat, obsługę usterek gwarancyjnych i portal klienta eBOK.
Kluczowe funkcje, bez których system nie nadaje się dla dewelopera
Katalog lokali jako centralny obiekt systemu
Mieszkanie, miejsce parkingowe, komórka lokatorska - to nie są „produkty w magazynie". Każdy lokal ma unikalny numer, piętro, rzut, cenę, status dostępności i dokumentację. System musi obsługiwać katalog lokali jako żywy obiekt, którego status zmienia się przez cały cykl inwestycji - od „wolny" przez „zarezerwowany" i „sprzedany" po „przekazany" i „w trakcie reklamacji".
Sprawdź: czy zmiana statusu lokalu w systemie automatycznie aktualizuje dostępność na portalach ogłoszeniowych i stronie WWW? Jeśli handlowiec musi ręcznie aktualizować Otodom po każdej rezerwacji - to sygnał, że system nie jest gotowy dla dewelopera.
Kontrola rezerwacji i rabatów
Rezerwacja mieszkania to procedura - nie kliknięcie w systemie. System musi wymuszać termin ważności rezerwacji, opłatę rezerwacyjną i ścieżkę akceptacji rabatów. Pytaj: czy handlowiec może udzielić rabatu powyżej określonego progu bez akceptacji managera? Jeśli tak - system nie chroni marży dewelopera.
Generowanie dokumentów z danych systemowych
Umowa deweloperska, prospekt informacyjny, aneks, protokół odbioru - każdy z tych dokumentów musi być generowany automatycznie z danych klienta i lokalu przechowywanych w systemie. Ręczne przepisywanie danych do szablonów Word to źródło błędów i strata czasu. Jeden błąd w umowie deweloperskiej może generować problemy prawne.
Mobilne odbiory mieszkań
To jeden z najbardziej zaniedbanych obszarów w systemach CRM dla deweloperów. Większość dostawców obsługuje rejestrację odbioru jako wpis w systemie - nie jako mobilny proces terenowy. Tymczasem deweloper realizujący dziesiątki odbiorów tygodniowo potrzebuje narzędzia, które działa na tablecie na budowie, umożliwia fotografowanie usterek i oznaczenie lokalizacji usterki na rzucie lokalu, zbiera podpis biometryczny klienta i automatycznie generuje protokół PDF i zlecenia serwisowe.
Pytaj konkretnie: czy odbiór jest realizowany na urządzeniu mobilnym bez papieru? Czy podpis klienta jest biometryczny? Czy usterki z protokołu automatycznie trafiają do ekip serwisowych?
Portal klienta eBOK
Nabywca mieszkania przez kilka lat po podpisaniu umowy ma pytania - o raty, dokumenty, status budowy, zgłoszone usterki. Bez portalu klienta każde pytanie trafia telefonicznie do biura obsługi. Portal eBOK przejmuje te kontakty, odciążając dział obsługi i poprawiając doświadczenie klienta.
Obsługa zmian lokatorskich
Zmiany metrażu i standardu wykończenia to procesy angażujące klienta, dział sprzedaży, dział techniczny i dział prawny. System musi obsługiwać cały workflow: zgłoszenie, wycena, akceptacja, aneks, dokumentacja wykonawcza. Jeśli jest obsługiwany przez EPU - firma traci kontrolę nad procesem.
Jak porównać systemy CRM dla deweloperów - lista pytań do dostawcy
- Czy system synchronizuje katalog lokali z portalami ogłoszeniowymi w czasie rzeczywistym?
- Czy odbiory mieszkań są realizowane mobilnie z podpisem biometrycznym?
- Czy system generuje umowy deweloperskie i aneksy z danych systemowych?
- Czy obsługuje portal klienta eBOK z dostępem do dokumentów i zgłoszeń serwisowych?
- Czy workflow zmian lokatorskich jest w systemie, czy przez e-mail?
- Czy monitoring harmonogramów płatności jest zautomatyzowany?
- Czy masz wdrożenia u polskich deweloperów, z którymi mogę porozmawiać?
- Czy wdrożenie prowadzisz własnymi zasobami czy przez podwykonawców?
Pivotal Deweloper - system CRM dla firm deweloperskich
Pivotal Deweloper to jedyna polska platforma obsługująca pełen cykl inwestycji deweloperskiej - od akwizycji gruntu przez sprzedaż lokali, mobilne odbiory mieszkań i obsługę zmian lokatorskich po portal klienta eBOK i monitoring terminów gwarancyjnych. System jest wdrożony m.in. u Lokum Deweloper i ATAL.
Dowiedz się więcej o Pivotal Deweloper
Piotr Kłoda - Business Development Manager tel. +48 22 814 77 12 info@pivotal.pl